Come creare una newsletter aziendale

Una newsletter non trova clienti nuovi da sola: arriva a chi ti conosce già e ha chiesto di sentirti. È però uno dei pochi canali che non dipendono dal feed di un social.

Cosa fa davvero una newsletter per una piccola impresa

A chi puoi scriverla: consenso e soft opt-in

La regola sta nell’art. 130 del Codice privacy: le email promozionali si mandano con il consenso di chi le riceve (Normattiva). Il consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile, dato con un’azione positiva: il silenzio o una casella già spuntata non valgono (GDPR, art. 4 e considerando 32).

L’eccezione è il cosiddetto soft opt-in (art. 130, comma 4). Ai clienti che ti hanno dato l’email comprando un prodotto o un servizio puoi scrivere senza consenso, ma solo per tuoi prodotti o servizi analoghi, se li hai informati e non si sono opposti. Quando raccogli l’indirizzo, e in ogni email, ricorda che possono opporsi gratis e facilmente.

Il Garante ne ha precisato i confini. Vale solo per la posta elettronica, non per SMS o WhatsApp (Garante, 2013). E serve una vendita vera: nel provvedimento del 18 giugno 2026 non l’ha riconosciuto per un utente che non aveva mai confermato la registrazione, e che negava di essersi iscritto: mancava la prova del contratto (Garante, 2026).

Senza consenso, quindi, restano fuori dalla lista:

• gli indirizzi trovati su siti web, elenchi o registri pubblici, anche se chiunque può vederli (Garante, 2013);
• le PEC prese dall’indice nazionale di imprese e professionisti, per le stesse linee guida;
• per prudenza, chi ti ha dato un biglietto da visita o chiesto un preventivo senza comprare, se non ha detto sì: il Garante lega il soft opt-in alla prova di un contratto (Garante, 2026);
• le liste comprate o prestate, se non puoi dimostrare un consenso valido anche per le tue email.

Il modulo e la conferma: le frasi da copiare

Nel modulo, la casella della newsletter deve essere separata dal resto e non spuntata. Attenzione alla casella «Ho letto l’informativa»: nel provvedimento del 2026 il Garante ha rilevato che un modulo con quella sola casella non raccoglieva alcun consenso per le comunicazioni commerciali (Garante, 2026).

• Casella, non spuntata: «Voglio ricevere la vostra newsletter: un’email al mese con gli articoli nuovi del blog e le novità del negozio. Posso cancellarmi quando voglio.»
• Sotto la casella: il link all’informativa: chi tratta i dati, per quali scopi, per quanto tempo, con quali diritti (GDPR, art. 13).
• Email di conferma: «Hai chiesto di ricevere la nostra newsletter. Tocca il pulsante qui sotto per confermare. Se non sei stato tu, ignora questa email: senza conferma non ti scriveremo.»

Quel secondo passaggio è il doppio opt-in. Nessuna legge lo nomina, ma il Garante lo considera «allo stato dell’arte, una misura minima di protezione». Vale anche un’altra misura, purché offra «un pari livello di garanzia»: su carta, la prova è il foglio firmato. Un registro con solo IP, data e ora non è bastato (Garante, 2025).

Cosa ci metti dentro: il blog fa metà del lavoro

Il formato più facile da tenere parte dagli articoli del mese, sempre nello stesso ordine:

1. Oggetto: la domanda a cui risponde l’articolo principale, non «Newsletter di novembre».
2. Anteprima: la riga accanto all’oggetto; completa la domanda invece di ripeterla.
3. Apertura: l’articolo principale in tre righe, con il link tracciato con utm_medium=email (come funzionano i parametri UTM).
4. Due brevi: gli altri articoli, una riga ciascuno.
5. Dal negozio: una novità o una data, senza trasformare tutto in un volantino.
6. Piede: chi sei, indirizzo e contatti, perché ricevi questa email, link per cancellarti.

Il piede non è un dettaglio: la legge vieta le email promozionali che nascondono il mittente o non danno un recapito per esercitare i diritti (art. 130, comma 5). Chi si oppone al marketing esce dalla lista, e revocare il consenso deve essere facile come darlo (GDPR, artt. 7 e 21).

Sulla frequenza, una regola nostra e non di legge: ogni numero usa tre articoli, uno in apertura e due brevi. Con quattro articoli al mese fai un invio e ne tieni uno di scorta; con otto, due. Scegli un giorno fisso e scrivilo accanto alla casella; per raccogliere iscritti, vedi come usare il blog per generare contatti.

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Fai il conto: con 250 iscritti, il piano gratuito di Mailchimp permette due invii al mese, perché gli invii mensili sono 500 (Mailchimp); quello di MailerLite dieci, con 2.500 email (MailerLite). All’inizio il limite vero è avere 250 iscritti.

Invia da un indirizzo con il dominio del tuo sito, non da uno Gmail, e fai attivare SPF o DKIM: Gmail li chiede a chi scrive ai suoi account personali. Chi manda più di 5.000 messaggi al giorno a indirizzi Gmail deve avere SPF, DKIM e DMARC e la disiscrizione con un clic (Google).

Quando conviene aspettare

Una lista cresce piano: gli iscritti arrivano da chi compra, dal modulo e dagli articoli. Se non riesci a scrivere almeno ogni due mesi, aspetta: dopo mesi di silenzio rischi di scrivere a chi non ricorda di essersi iscritto. Nei casi dubbi, senti un consulente privacy.

Se non hai ancora articoli per la prima newsletter, chiedici un articolo di prova gratuito con il modulo di questa pagina: può diventarne l’apertura.

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